Die Apps im Überblick
| App | Preis | Kostenlos | Tablet als Terminal | Besonders | Passt für |
|---|---|---|---|---|---|
| Shiftbase | Free, sonst 30 € inkl. 6 Personen | bis 15 Personen | Kiosk ab Basic | Dienstplan in der App | kleine Schichtbetriebe |
| clockin | 4,20 € pro Person | nein, 14 Tage Test | ja | offline, Kolonnen-Funktion, DATEV-Export | Handwerk, Bau, Außendienst |
| Crewmeister | ab 1,50 € pro Person | nein, 14 Tage Test | ja | GPS bei Projektzeiten, Server in Deutschland | kleine Teams mit kleinem Budget |
| Clockodo | 3,80 € pro Person | nur für 1 Person | Anbindung möglich | Offline-Modus, Desktop-App, Projektzeiten ab Pro | Büro, Agenturen, Dienstleister |
| Papershift | ab 4 € pro Person + 39 € Support | nein, 14 Tage Test | ja | Dienstplan ab Premium | Gastronomie, Handel, Pflege |
| Planday | 2,99 € pro Person, mind. 5 | nein, 30 Tage Test | k. A. | einfache Zeiterfassung mit Dienstplan | Schichtteams ab 5 Personen |
Listenpreise netto laut Preisseiten der Anbieter, Stand 2. November 2026. Ausführliche Stärken und Grenzen jedes Programms stehen im Vergleich der Zeiterfassung-Software, die Dienstplan-Funktionen im Vergleich der Dienstplan-Software.
Worauf es bei einer Zeiterfassungs-App ankommt
Bedienung in Sekunden
Die beste App ist die, die auch nach einer Zwölf-Stunden-Schicht noch benutzt wird. Ein großer Knopf zum Ein- und Ausstempeln, Pausen per Tipp und eine Übersicht der eigenen Stunden reichen den meisten. Testen Sie in der Probephase mit zwei, drei Leuten aus dem Team, nicht nur am Schreibtisch.
Ohne Netz stempeln
Im Keller, auf dem Land oder in der Großküche ist das Netz oft schlecht. Eine App mit Offline-Modus speichert den Stempel und überträgt ihn später. clockin und Clockodo werben ausdrücklich damit.
Tablet am Eingang statt privatem Handy
Ihre Leute müssen ihr privates Smartphone in der Regel nicht für die Arbeit nutzen. Für Betriebe mit festem Arbeitsort ist ein Tablet als Stempeluhr am Eingang oft die bessere Lösung: Jede Person stempelt mit PIN oder QR-Code, ein privates Handy ist nicht nötig. Die meisten Apps hier bieten so einen Terminal-Modus.
GPS nur beim Stempeln
Für Außendienst und Baustellen ist hilfreich, wenn die App den Ort beim Ein- und Ausstempeln festhält. Eine dauerhafte Ortung während der Arbeit ist datenschutzrechtlich heikel und kaum zu rechtfertigen. Klären Sie das vorab im Team und, falls vorhanden, mit dem Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Export für die Lohnabrechnung
Am Monatsende sollen die Stunden zum Steuerberater. Prüfen Sie, ob ein DATEV- oder Lexware-Export im Paket steckt. Bei clockin ist der DATEV-Export im kleinsten Paket enthalten, bei anderen kostet er extra oder steckt im höheren Paket.
Ist eine App Pflicht?
Nein, nicht nach heutigem Stand. Arbeitgeber müssen seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 die Arbeitszeit erfassen, die Form ist aber frei. Ein Entwurf vom Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung vor, beschlossen ist er nicht. Alles dazu im Ratgeber Zeiterfassungspflicht. Wer ohne App starten will, kann unsere kostenlose Excel-Vorlage nutzen.
Häufige Fragen
Welche Zeiterfassungs-App ist kostenlos?
Shiftbase ist bis 15 Personen dauerhaft kostenlos, mit manueller Zeiterfassung und Dienstplan. Clockodo ist für eine einzelne Person kostenlos und damit eher etwas für Selbstständige. Die übrigen Apps bieten 7 bis 30 Tage kostenlose Testphasen.
Muss mein Mitarbeiter die App auf seinem privaten Handy installieren?
In der Regel kann der Arbeitgeber das nicht verlangen. Bieten Sie eine Alternative an, etwa ein Tablet als Terminal am Eingang, ein Diensthandy oder die Erfassung im Browser.
Darf eine Zeiterfassungs-App den Standort verfolgen?
Den Ort beim Ein- und Ausstempeln festzuhalten, ist bei Außendienst oder wechselnden Einsatzorten verbreitet. Eine dauerhafte Ortung während der Arbeitszeit ist dagegen ein starker Eingriff und datenschutzrechtlich meist nicht zu rechtfertigen.
Was kostet eine Zeiterfassungs-App?
Für kleine Teams meist 1,50 € bis 5 € pro Person und Monat. Für zehn Personen liegen die Kosten je nach App zwischen 0 € und rund 80 € im Monat, bei Ordio mit Pauschale pro Standort bei 129 €.
Funktioniert die Zeiterfassung per App auch ohne Internet?
Bei Apps mit Offline-Modus ja: Der Stempel wird auf dem Gerät gespeichert und übertragen, sobald wieder Netz da ist. clockin und Clockodo nennen diese Funktion ausdrücklich.
Quellen
- Preis- und Funktionsseiten von Shiftbase, clockin, Crewmeister, Clockodo, Papershift und Planday, abgerufen am 2. November 2026; App-Store-Beschreibung von clockin
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21; § 87 BetrVG