Was heute gilt
Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof. Mit Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) entschied er, dass die EU-Staaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten gemessen werden kann.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt (Beschluss 1 ABR 22/21). Es leitet sie aus dem Arbeitsschutzgesetz ab, genauer aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG: Der Arbeitgeber muss für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes sorgen, und dazu gehört, die Arbeitszeit zu erfassen. Auf ein neues Gesetz kommt es dafür nicht an.
Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße, also auch für den Handwerksbetrieb mit drei Leuten, die Arztpraxis oder das Café. Sie gilt für Voll- und Teilzeit, Minijobs, Aushilfen und auch bei Vertrauensarbeitszeit oder im Homeoffice.
Was erfasst werden muss
Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Aus Beginn, Ende und Pause ergibt sich die Dauer. Damit lässt sich prüfen, ob Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten eingehalten sind. Unser Arbeitszeitrechner zeigt die Regeln am Beispiel.
Wer aufschreibt: Sie dürfen das Erfassen an die Beschäftigten übertragen, etwa per App oder Stundenzettel. Sie bleiben aber dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnungen vollständig und richtig sind, und sollten das stichprobenartig prüfen.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Sie bedeutet, dass Sie nicht kontrollieren, wann jemand arbeitet. Erfasst werden muss die Zeit trotzdem.
Wie lange aufbewahren: Für die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 Mindestlohngesetz gelten mindestens zwei Jahre. Wer alle Zeiten zwei Jahre aufbewahrt, ist auf der sicheren Seite.
Papier, Excel oder App?
Nach heutigem Recht dürfen Sie die Form selbst wählen. Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich Spielraum gelassen, solange der Gesetzgeber nichts Konkretes regelt. Erlaubt sind also:
- Stundenzettel auf Papier, zum Beispiel mit unserer Stundenzettel-Vorlage
- Excel-Tabellen, etwa unsere Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung
- Apps und Software, siehe unseren Vergleich der Zeiterfassung-Software
- Terminals mit Chip, Karte oder Tablet
Papier und Excel haben zwei Schwächen: Nachträgliche Änderungen sind schwer nachzuvollziehen, und bei mehreren Leuten wird das Zusammentragen am Monatsende mühsam. Kommt die elektronische Pflicht wie geplant, reicht Papier für die meisten Betriebe ohnehin nicht mehr.
Minijobs und besondere Branchen: strengere Fristen
Schon lange vor dem Beschluss gab es zwei spezielle Aufzeichnungspflichten, die weiter gelten:
Überstunden nach dem Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag muss aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Mindestlohngesetz: Für Minijobber und für alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Betroffen sind:
| Branchen nach § 2a SchwarzArbG |
|---|
| Baugewerbe |
| Gaststätten und Beherbergung (Gastronomie und Hotellerie) |
| Personenbeförderung |
| Spedition, Transport und Logistik, auch plattformbasierte Lieferdienste |
| Schaustellergewerbe |
| Gebäudereinigung |
| Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen |
| Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk) |
| Prostitutionsgewerbe |
| Wach- und Sicherheitsgewerbe |
| Friseur- und Kosmetikgewerbe |
Was bei Verstößen droht
Für die allgemeine Pflicht aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts gibt es kein direktes Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann die Erfassung aber anordnen. Wer eine solche vollziehbare Anordnung nicht befolgt, riskiert als Arbeitgeber ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG).
Direkt bußgeldbewehrt sind die speziellen Pflichten: Wer Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht lange genug aufbewahrt, riskiert ebenfalls bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG). Auch Verstöße gegen § 17 MiLoG sind Ordnungswidrigkeiten (§ 21 MiLoG); dort prüft der Zoll.
Hinzu kommt ein praktisches Risiko: Klagt jemand Überstunden ein, hilft eine saubere Zeiterfassung, die geleisteten Stunden zu belegen oder zu widerlegen.
Der Entwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz
Union und SPD haben im Koalitionsvertrag 2025 vereinbart, die Zeiterfassung elektronisch und unbürokratisch zu regeln und eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit zu ermöglichen. Am 18. Juni 2026 wurde dazu ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt. Nach den Berichten über den Entwurf sieht er vor:
| Punkt | Heute | Laut Entwurf vom Juni 2026 |
|---|---|---|
| Pflicht zur Erfassung | ja, aus dem Arbeitsschutzgesetz (BAG 2022) | ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz |
| Form | frei | elektronisch; eine bestimmte Technik ist nicht vorgeschrieben |
| Zeitpunkt | keine allgemeine Frist (Minijobs: 7 Tage) | grundsätzlich am Tag der Arbeit |
| Übergang zur elektronischen Form | – | 1 Jahr für alle, 2 Jahre unter 250 und 5 Jahre unter 50 Beschäftigten |
| Sehr kleine Betriebe | Pflicht wie alle, Form frei | dauerhaft keine elektronische Form nötig (Berichten zufolge bis zehn Beschäftigte) |
| Höchstarbeitszeit | 8 Stunden pro Werktag, bis 10 mit Ausgleich | wöchentliche Grenze möglich, wenn Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung es regeln |
Wie verbindlich ist das? Noch gar nicht. Der Entwurf ist ein Arbeitsstand des Ministeriums. Bis zum 2. November 2026 gibt es keinen Kabinettsbeschluss, und das Gesetzgebungsverfahren in Bundestag und Bundesrat hat nicht begonnen. Union und SPD sind sich vor allem bei der wöchentlichen Höchstarbeitszeit uneinig. Wann und in welcher Form das Gesetz kommt, ist offen. Die Übergangsfristen würden erst ab Inkrafttreten laufen.
Laut mehreren Berichten nennt die Begründung des Entwurfs auch Tabellenkalkulationen als zulässige elektronische Form. Wer heute mit Excel arbeitet, müsste also nicht zwingend eine neue Software kaufen. Ob es dabei bleibt, entscheidet sich erst im Gesetzgebungsverfahren. Wir aktualisieren diese Seite, sobald sich etwas tut.
In 5 Schritten umsetzen
Form wählen
Bis fünf Leute im selben Raum: Excel oder Stundenzettel reichen heute. Mehrere Standorte, Außendienst oder Schichtarbeit: eine App mit Terminal spart Zeit und ist für die geplante elektronische Pflicht schon gerüstet.
Regeln festlegen
Wer erfasst, bis wann (am besten täglich), wie Pausen eingetragen werden und wer korrigieren darf. Kurz schriftlich festhalten und allen geben.
Betriebsrat einbinden
Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei einem elektronischen System mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das Bundesarbeitsgericht hat ihm aber kein Recht gegeben, die Einführung überhaupt zu verlangen, denn die Pflicht besteht ohnehin.
Monatlich prüfen
Stichproben auf fehlende Tage, zu kurze Pausen und mehr als zehn Stunden am Tag. Unsere Excel-Vorlage und die meisten Apps markieren das automatisch.
Zwei Jahre aufbewahren
Ausdrucke im Ordner oder Dateien in einem gesicherten Ordner. Bei Software prüfen, wie lange sie Daten speichert und ob Sie sie exportieren können.
Häufige Fragen
Seit wann gilt die Zeiterfassungspflicht?
Sie gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Das Gericht hat die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, eine Übergangsfrist gab es nicht.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für kleine Betriebe?
Ja. Nach heutigem Recht gibt es keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Der Entwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz sieht nur vor, dass sehr kleine Betriebe dauerhaft nicht elektronisch erfassen müssen. Erfasst werden muss trotzdem.
Ist elektronische Zeiterfassung schon Pflicht?
Nein, Stand 2. November 2026 nicht. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht sie vor, beschlossen ist er nicht. Bis dahin sind auch Papier und Excel zulässig.
Müssen Pausen erfasst werden?
Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Damit die Dauer stimmt und Sie die Pausenregeln nach § 4 ArbZG nachweisen können, sollten Pausen mit aufgeschrieben werden, etwa als Pausendauer pro Tag.
Wer muss die Arbeitszeit aufschreiben, Chef oder Mitarbeiter?
Verpflichtet ist der Arbeitgeber. Er darf das Aufschreiben aber an die Beschäftigten übertragen, zum Beispiel per App oder Stundenzettel, und muss dann kontrollieren, dass die Angaben vollständig und plausibel sind.
Was passiert, wenn ich keine Zeiterfassung habe?
Für die allgemeine Pflicht gibt es kein direktes Bußgeld, aber die Arbeitsschutzbehörde kann die Erfassung anordnen; wer die Anordnung missachtet, riskiert bis zu 30.000 Euro. Fehlen Aufzeichnungen über Arbeit von mehr als acht Stunden am Tag (§ 16 Abs. 2 ArbZG), droht ebenfalls ein Bußgeld bis 30.000 Euro.
Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit und im Homeoffice?
Ja. Vertrauensarbeitszeit heißt nur, dass der Arbeitgeber nicht kontrolliert, wann gearbeitet wird. Beginn, Ende und Dauer müssen trotzdem erfasst werden, auch im Homeoffice.
Quellen
- Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21
- § 3 ArbSchG, § 25 ArbSchG
- § 16 ArbZG, § 22 ArbZG
- § 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG
- § 87 BetrVG
- Zum Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 und zum Verfahrensstand: Berichte des Deutschen Handwerksblatts und weiterer Fachmedien, Stand Oktober 2026. Der Entwurf selbst ist nicht amtlich veröffentlicht.
Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können zusätzliche Regeln enthalten.